Es ist Träger des nationalen Kulturerbes und zugleich Raum für freies künstlerisches Schaffen. Verträge, Drehbücher, Texte für Schauspieler – für den effizienten Betrieb der Institution müssen jeden Monat Hunderte von Dokumenten gedruckt werden.

AUSGANGSSITUATION

Viele Geräte ohne Kontrolle

Das Nationaltheater hatte mit dem Problem einer großen Anzahl von Geräten mit unterschiedlichen Druckdienstleistungsniveaus von verschiedenen Anbietern zu kämpfen. Außerdem gab es keinen klaren Überblick über die Nutzung der Druckumgebung oder deren Steuerung, was zu erhöhten finanziellen Kosten führte.

IMPLEMENTIERUNG

Optimierung der Anzahl der, von OptimiDoc gesteuerten Geräte

Ziel der angefragten Lösung war die Bereitstellung einer vollständigen Druckverwaltung und Druckübersicht in allen Gebäuden des Nationaltheaters. Eine wirksame Druckkontrolle sollte Kosten senken, Abfall begrenzen und nicht zuletzt die Druckumgebung schützen. Das Nationaltheater reduzierte die Anzahl der Geräte um mehr als 40 % und setzte ein zentrales multifunktionales Xerox-Gerät an strategischen und leicht zugänglichen Punkten in den einzelnen Gebäuden ein.

Auf die Optimierung der Druckgeräte folgte ein weiterer Schritt, der die Sicherheit der, auf solchen Geräten gedruckten Dokumente mit der Möglichkeit bot, das gedruckte Material an jedem Gerät innerhalb der Einrichtung abzuholen. Zu diesem Zweck haben wir uns für den OptimiDoc Server mit vollständiger Funktionalität zum Drucken und Digitalisieren von Dokumenten entschieden.

Die Multifunktionsgeräte wurden mit Lesegeräten ausgestattet und die OptimiDoc-Anwendung darauf installiert. Die Integration des OptimiDoc-Servers in die Xerox-Geräte bot Benutzern die Möglichkeit, Dokumente sicher auf jedem Gerät zu drucken, zusammen mit der Option der Dokumentendigitalisierung in verschiedenen Formaten, wie z. B. ein durchsuchbares PDF oder Microsoft Word und Excel.

Da alle Druckaufgaben über den OptimiDoc Server erledigt wurden, war es möglich, die Nutzung der einzelnen Geräte zentral zu überwachen und übersichtliche Berichte mit Aufschlüsselung an die einzelnen Benutzer zur besseren Kontrolle der Druckkosten bereitzustellen.

VORTEILE

Minimierung der Kosten und höherer Benutzerkomfort

Durch die Implementierung der Xerox-Druckgeräte mit dem OptimiDoc Server konnten nachweislich 27 % der Druckkosten eingespart werden. Die bessere Kontrolle der Drucknutzung verhinderte die Verschwendung von Papier und Druckerpatronen sowie Energie. Die Integration des OptimiDoc Servers in die Xerox-Geräte erhöhte die Dokumentensicherheit und machte die Arbeit der einzelnen Mitarbeiter effizienter.

Durch die Zentralisierung des Systems konnte ein kontinuierlicher Betrieb der Multifunktionsgeräte und ihrer Funktionalität gewährleistet werden. Durch die Beschleunigung der einzelnen Druckaufgaben erhöhte sich auch der Benutzerkomfort.

„Der Hauptvorteil für das Nationaltheater bestand darin, das Drucken effizienter zu gestalten. Neben der nachweisbaren Kostenersparnis gibt es auch eine Zeitersparnis; sowohl das Drucken als auch das Scannen sind jetzt schneller. Der Benutzerkomfort wurde erhöht und bisher nicht verfügbare Dienste wurden hinzugefügt.“

Dagmar Růžičková

CFO

„Die Vereinfachung und Zentralisierung der Druckerverwaltung war der Hauptvorteil für die IT-Abteilung. Und die anschließende Betreuung inklusive schnellem Service und der Versorgung mit Druckerpatronen. Aus Nutzersicht erhöht sich der Druckkomfort, da nun an „jedem“ Drucker in jedem Gebäude gedruckt werden kann. Außerdem hat sich die Qualität des Scannens verbessert, da es jetzt möglich ist, direkt in eine durchsuchbare PDF-Datei oder in andere Formate zu scannen und dabei idealerweise beide Seiten gleichzeitig zu scannen.“

Roman Struk

IT Department