Nové Město na Moravě liegt im Herzen der Horácko-Region, dem schönsten Teil des Českomoravská Vrchovina-Gebirges, und lockt nicht nur mit seinen historischen und kulturellen Sehenswürdigkeiten, sondern auch mit der aktuellen Lebensart dieser modernen Stadt. Der fortschrittliche Arbeitsstil des örtlichen Stadtrates spiegelt sich in der Organisation internationaler Sportveranstaltungen, der Förderung des Tourismus und nicht zuletzt in der Verwaltung von Druckdaten wider. Gemeinsam wurde ein Drucksystem entwickelt, das die Druckkosten für die Stadtverwaltung senkte, den Mitarbeitern Zeit sparte und die Fehlerquote sowie das Risiko eines falschen Umgangs mit persönlichen Daten verringerte.

AUSGANGSBEDINGUNGEN

Drucker ohne Verwaltung und Sicherheit

Den Druckern in den Büros von Nové Město na Moravě mangelte es an jeglicher Kontrolle und Sicherheit. Neben dem Einblick in deren Nutzung und Druckkosten galt es, den sicheren Betrieb und den sicheren Umgang mit sensiblen Daten sicherzustellen. Die Digitalisierung von Dokumenten war ein langwieriger Prozess und erforderte viel Aufwand von den einzelnen Mitarbeitern. Die Schaffung eines Systems zur automatisierten Zirkulation und zur Digitalisierung gedruckter Dokumente waren daher entscheidende Schritte für Innovationen, um Drucklösungen auf dem neuesten Stand zu erreichen.

IMPLEMENTIERUNG

Automatisierung, zentrale Verwaltung und Konformität mit den Datenschutzbestimmungen

Im Rahmen der ersten Stufe wurde auf allen Druckgeräten ein 2-Faktor-Sicherheitssystem sowie sicheres Drucken implementiert, um die Dokumentensicherheit zu gewährleisten. Der Benutzer holt seine Druckdokumente nur dann an einem beliebigen Gerät ab, wenn er sich anmeldet und sie anfordert, um zu vermeiden, dass Dokumente gedruckt werden und auf diesem Gerät ohne Kontrolle verbleiben. Neben der Sicherheit senkt der sichere Druck auch die Kosten für den Druck von Dokumenten, die am Gerät nicht abgeholt wurden. Durch den Einsatz von doppelseitigem und Schwarzweißdruck als Standardeinstellung konnte NMNM eine zusätzliche Kostensenkung erzielen.

Die zweite Implementierungsstufe konzentrierte sich auf die Automatisierung der Verarbeitung von Papierdokumenten. Für jeden Benutzer wurden Prozesse eingerichtet, um Scandokumente in seine Postfächer oder an OneDrive zu senden, mit der Option, die Dokumente in bearbeitbare Formate zu konvertieren.

Die automatische Trennung von Batch-Scans mit Barcode-Erkennung führt zu einer deutlichen Reduzierung des Verwaltungsaufwands für die Weitergabe von Verträgen. Über OptimiDoc werden wichtige Dokumente direkt im richtigen Format und mit der korrekten Bezeichnung in die entsprechenden Ordner gesendet. Dies machte die Katalogisierung und Verwaltung von Dokumenten einfacher als je zuvor.

Die Verarbeitung von Rechnungen wurde weiter optimiert, unabhängig davon, ob es sich um gedruckte oder digitale Rechnungen handelte. OptimiDoc extrahiert automatisch die erforderlichen Rechnungsdaten, wie z. B. Informationen zur Lieferantenidentifikation, Preise oder Fälligkeitsdatum. Die Daten werden sicher im Ordner des Lieferanten gespeichert und die extrahierten Daten werden dann bei Bedarf verarbeitet.

Nicht zuletzt bietet NMNM Druckdienstleistungen als Dienstleistung für die Bürger an, weshalb die Wahl eines sicheren Systems mit klar definierten Kompetenzen erforderlich war. OptimiDoc lieferte dies sowohl im Hinblick auf die Sicherheit als auch auf die genaue Abrechnung der einzelnen Ausdrucke.

VORTEILE

Effizienz ist der Schlüssel

Die Notwendigkeit, das Dokumentenmanagement zu rationalisieren und zu digitalisieren, wurde in die Realität umgesetzt. Mit OptimiDoc wurde ein modernes System zur automatischen Weiterleitung und Digitalisierung von Papierdokumenten eingerichtet, das es zu einem wichtigen Werkzeug für diese mährische Stadt macht und gleichzeitig erhebliche Einsparungen bei den Druckkosten ermöglicht. Die automatisierte Erstellung monatlicher Berichte lieferte außerdem dringend benötigte Einblicke in die Nutzung der Druckumgebung.

„OptimiDoc hat uns dabei geholfen, in sehr kurzer Zeit das Scannen auf OneDrive in unserer Druckerflotte zu implementieren. Alle Anforderungen wurden nahezu umgehend gelöst. Durch die Implementierung des OptimiDoc Server haben wir 30 % unserer Druckkosten eingespart. OptimiDoc stellt außerdem sicher, dass der Status unserer Drucker überwacht wird. Zeigt einer von ihnen einen Fehler, Toner- oder Papiermangel an, informiert das System sofort den zuständigen IT-Mitarbeiter, der das Problem beheben kann.“

Zbyněk Grepl

IT-Abteilung