Die Šiaulių bankas ist die größte litauische Kapitalbank, ein stetig und konsistent wachsender Finanzpartner, der besonderes Augenmerk auf Unternehmensfinanzierungs- und Verbraucherfinanzierungslösungen legt. Die Šiaulių Bankas betreut ihre Kunden in 37 Städten und Gemeinden in ganz Litauen.
SITUATION VOR DER IMPLEMENTIERUNG
Komplexe Prozesse und Berechtigungen
Die Šiaulių bankas arbeitet bereits seit vielen Jahren mit dem OptimiDoc Server. Der Dienst wurde jedoch nur zur Sicherheit von Druckdiensten genutzt, einschließlich verzögertem Drucken oder Berichten. Früher schickten die Mitarbeiter alle gescannten Dokumente (Verträge, Passkopien und andere Dokumente) per E-Mail und erst dann wurden die Dokumente in das Dokumentenmanagementsystem (DMS) eingestellt. Dieser Prozess war nicht homogen, erforderte viel Zeit und beinhaltete eine höhere Fehlerwahrscheinlichkeit aufgrund mangelnder Aufmerksamkeit (einfach vergessen, Dokumente anzuhängen oder sie im DMS zu verlegen). Die primäre Anforderung des Kunden bestand darin, einen einheitlichen und einfachen Prozess zum Scannen von Dokumenten zu erhalten. Darüber hinaus war es für die IT-Abteilung wichtig zu wissen, welcher Mitarbeiter das Dokument scannt, um es entsprechend automatisch im DMS ablegen zu können.
IMPLEMENTIERUNG
Digitalisierung in allen Filialen
Im Rahmen der Implementierung wurden voreingestellte Scanprozesse für jede Art von Dokument (Pässe, Rechnungen, Verträge etc.) eingerichtet. Nach der Auswahl eines bestimmten Scanvorgangs gibt der Benutzer die erforderlichen Informationen ein und OptimiDoc sorgt automatisch für deren Verarbeitung und Lieferung an die endgültige Ablage. Das gesamte System wurde nicht nur im Hauptgebäude, sondern auch in mehr als 60 Kundenzentren eingesetzt. Anwender sind nun nicht mehr auf die Möglichkeiten einer bestimmten Filiale beschränkt, sondern können ihre Dokumente über eine für alle Filialen einheitliche Benutzeroberfläche digitalisieren. Um die Dokumentensicherheit und Benutzeridentifikation zu gewährleisten, wurde das kontaktlose Karten- oder PIN-Login-System beibehalten.
VORTEILE
Schnell, einfach und effizient
Die Lösung trug dazu bei, den gesamten Weg gescannter Dokumente zum DMS zu optimieren und die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler zu minimieren. Und nicht zuletzt verbrachten die Mitarbeiter weniger Zeit mit dem Scannen und konnten sich besser auf die Kunden konzentrieren.
„Ich sehe den größten Vorteil darin, die Funktionalität der bestehenden Lösung auf einfache und unkomplizierte Weise zu erweitern, ohne dass zusätzliche Produkte implementiert werden müssen. Die Abdeckung von Druck und Digitalisierung in einem einzigen Produkt hat die Implementierung deutlich vereinfacht.“
Jonas Gibavičius
Service Delivery Manager
