IMPLEMENTIERUNG

Aktivieren des Scannens in die Cloud

Das Ziel der angeforderten Lösung bestand darin, Benutzern das effiziente und bequeme Scannen von allen Xerox-Druckern in den OneDrive-Cloudspeicher zu ermöglichen. Die Lösung sollte ermöglichen, dass sich der Benutzer nicht für jeden Scanvorgang anmelden muss. Diese Bedingung wird durch die Single-Sign-On (SSO)-Funktion erfüllt. Auf diese Weise verbindet die OptimiDoc Cloud Benutzer im Bruchteil einer Sekunde sicher und direkt mit ihren persönlichen Cloud-Speichern. Darüber hinaus hat die Massenauthentifizierung aller Benutzer es dem Administrator ermöglicht, den Dienst praktisch sofort für alle 125.000 Benutzer verfügbar zu machen. Dann war es nur noch notwendig, diese Benutzer regelmäßig zu synchronisieren, damit die OptimiDoc Cloud von jedem neuen Mitarbeiter oder Studenten sofort genutzt werden kann. Diese Synchronisierung wird von der OptimiDoc Cloud selbst regelmäßig mithilfe der Standardfunktionalität veranlasst.
Die Universität Nottingham forderte die vollständige Implementierung innerhalb von 30 Tagen aufgrund einer geplanten Unterbrechung der ursprünglichen Infrastruktur der Ordner im Netzwerk.

Dank einer einfachen und schnellen Implementierung der Anwendung war es möglich, diese Herausforderung innerhalb weniger Tage zu bewältigen, einschließlich detaillierter Planung und Konfiguration aller Digitalisierungsprozesse. Somit konnten die Erwartungen des Kunden auch ohne die Notwendigkeit einer vorübergehenden Außerbetriebnahme des bestehenden Systems oder ohne Unterstützung durch die Universitäts-IT erfüllt werden.

AUSGANGSBEDINGUNGEN

Veraltetes Scannen in Ordner

Mitarbeiter und Studenten der Universität Nottingham scannen jedes Semester große Mengen an Dokumenten. Ihre Anforderungen an die Eigenschaften des Systems, seine Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit stellten eine große Herausforderung dar, die dazu führte, dass die Lösung grundlegend neu konfiguriert werden musste. Die ursprünglich konzipierte Software ermöglichte lediglich das einfache Scannen in Ordner auf dem lokalen Server ohne die Möglichkeit einer direkten Integration in Microsoft Office 365, was einem der wichtigsten Punkte der Cloud-Speicher-Bereitstellungsstrategie nicht entsprach.

VORTEILE

Schnell, einfach und effizient

Obwohl der Kunde bereits konkrete Erwartungen hatte, gelang es OptimiDoc mit seiner eigenen Cloud-Anwendung, diese Erwartungen um ein Vielfaches zu übertreffen. Dank der Integration mit der ursprünglich entwickelten Druckverwaltungssoftware können Benutzer jetzt auf die Scananwendung zugreifen, ohne dass eine erneute Anmeldung erforderlich ist. Gleichzeitig kann jeder Benutzer das endgültige Ziel auf seinem persönlichen OneDrive auswählen oder den erforderlichen Ordner direkt auf dem Gerätepanel erstellen.

„OptimiDoc war bei der Implementierung von Scan-to-OneDrive auf unserer Druckerflotte innerhalb kurzer Zeit unglaublich hilfreich und engagiert. Sie sind freundlich und aufmerksam. Alle Probleme wurden umgehend gelöst.“

Sandy Schadler

IT Project Manager – Universität Nottingham

„Es war eine Freude, mit OptimiDoc zusammenzuarbeiten, um echte Innovationen an der Universität Nottingham voranzutreiben. OptimiDoc hat sein Bestes gegeben, um unser Konto und unseren Kunden zu unterstützen. Ein echter strategischer Partner von Xerox und einer, den ich anderen Kunden ohne zu zögern weiterempfehlen und wieder mit ihm zusammenarbeiten würde.“

Richard Swaddle

Service Delivery Manager – Xerox, United Kingdom