OptimiCapture

Eine Dokumentenerfassung, die die Grenzen Ihres Büros erweitert und Ihre Mitarbeiter jederzeit und überall arbeiten lässt. Sie können Dokumente mit Ihrem MFP-Gerät, Ihrer mobilen Anwendung oder Ihrem Webbrowser scannen, konvertieren und speichern.

Drei gute Gründe für OptimiCapture

Hybrid-arbeitsbereit

Der persönliche Scanner in jedem Mobiltelefon, die Übermittlung eines Dokuments über einen Web-Arbeitsplatz oder das herkömmliche Scannen durch die Integration in MFP-Geräte ermöglicht den Nutzern, jederzeit und überall zu arbeiten.

Zusammenarbeiten und teilen

Vergessen Sie das Scannen in E-Mails, die Umwandlung Ihrer Papierdokumente in durchsuchbare digitale Dateien und deren unternehmensweite Bereitstellung mit nur einem Klick.

OptimiCapture lässt sich in eine Vielzahl von Cloud-Speichern integrieren und ermöglicht Ihnen das Scannen von Dokumenten direkt an den gewünschten Zielort.

Optimieren Sie die Unternehmensprozesse

Automatisieren Sie die Digitalisierung von Unternehmensdokumenten.

OptimiCapture extrahiert Daten, sortiert und liefert das Dokument ohne Ihre Begleitung an den endgültigen Bestimmungsort.

Vereinfachen Sie die tägliche Arbeit mit Dokumenten

OptimiCapture ist ein Tool, das den Mitarbeitern die tägliche Arbeit mit Papier- und digitalen Dokumenten vereinfacht. Sie können ihr Dokument auf einem Mobilgerät oder einem MFP-Gerät erfassen und in der Anwendung auswählen, was damit geschehen soll. OptimiCapture übernimmt die Verarbeitung und Lieferung an das ausgewählte Ziel.. Ihre Mitarbeiter können das endgültige Format des Dokuments ändern, es mit anderen teilen oder Metadaten oder ein Wasserzeichen hinzufügen.

OptimiCapture ist nicht mehr nur die MFP-Erweiterung; Es bietet Benutzern nun die Möglichkeit, alle Vorteile über die mobile App, das Tablet oder den Webbrowser zu nutzen.

Benutzer können Papier- oder digitale Dokumente von ihrem Heimarbeitsplatz über eine Webanwendung einreichen, auf Geschäftsreise mit einer mobilen Anwendung oder Dokumente auf einem multifunktionalen Bürogerät scannen.

OptimiCapture konvertiert Ihre gescannten Dokumente und Bilder sofort in durchsuchbare PDFs oder MS Office-Formate wie Word, Excel und PowerPoint. Eine optische Zeichenerkennung ist die perfekte Wahl für die Archivierung. Sie behält das genaue Aussehen der Datei bei und hilft Ihnen gleichzeitig bei der Suche nach Text, den die Datei enthält.

Die Möglichkeit, Dokumente direkt vom Gerät auf einem Cloud-Speicherort zu speichern, erleichtert allen Benutzern den Alltag.

Sie müssen Dokumente nicht mehr per E-Mail versenden und erneut speichern. Auch der Bedarf an E-Mail- und anderen Speicherorten kann deutlich verringert werden.

Firmendokumente digitalisieren

Verträge, Rechnungen oder HR-Dokumente müssen am richtigen Ort und mit dem richtigen Namen abgelegt werden. OptimiCapture automatisiert den gesamten Prozess vollständig. Die Mitarbeiter wählen einen geeigneten Workflow aus und das System erledigt den Rest. Basierend auf dem ausgewählten Workflow könnte OptimiCapture Massenscans trennen, Barcodes extrahieren, vertrauliche Informationen schwärzen oder ein Wasserzeichen über den Standort oder den Benutzer platzieren, der sie gescannt hat.

Es könnte nicht einfacher sein. Unabhängig davon, wo sich der Benutzer befindet, erfasst OptimiCapture das Dokument und sendet es an den richtigen Ort. Dort steht es den Kollegen, die es ebenfalls benötigen, sofort zur Verfügung. Dank voreingestellter Workflows reduziert OptimiCapture die Fehlerquote und der automatische Prozess benennt und speichert das Dokument selbst.

OptimiCapture bietet Flexibilität für zukünftige Verbesserungen der Unternehmensprozesse. Kunden können die Prozesse basierend auf den tatsächlichen Geschäftsanforderungen einfach hinzufügen oder ändern. Sie müssen keine neue Software kaufen und keine kostspieligen Anpassungen bezahlen.

Der Schutz sensibler Daten und Unternehmensdokumente ist für OptimiCapture eine Selbstverständlichkeit. Das Dokument bewegt sich nur auf einem sicheren Weg zwischen dem Mobiltelefon oder Tablet des Benutzers, dem MFP und dem Archiv des Kunden. Das Dokument steht somit nur denjenigen zur Verfügung, denen es gehört. Wir garantieren ein Höchstmaß an Sicherheit und Datenschutz.

Zentrale Verwaltung über das Portal

Keine komplizierten Installationen, Server oder Besuche in verschiedenen Filialen. Die Cloud-Lösung OptimiCapture bedeutet keine Belastung für die IT-Abteilung. Das gesamte System, unabhängig von seiner Robustheit oder Komplexität, wird vom Administrator von einem einzigen Ort aus eingerichtet. Haben Sie als Unternehmen mehrere Standorte und Ihre IT-Abteilung muss das gesamte System direkt vor Ort installieren oder mit jemandem vor Ort über Änderungen verhandeln? Mit OptimiCapture können Sie dies vermeiden. Administratoren können Drucker, Benutzer und Arbeitsabläufe einfach schnell und von einem einzigen Ort aus einrichten.

Die komplexe Installation, Anbindung und Verwaltung mehrerer Server stellt höhere Anforderungen an die IT-Abteilung. Server sind oft über verschiedene Standorte verteilt, an denen der Kunde Niederlassungen hat, und die Bereitstellung und Verwaltung eines neuen Systems wird deutlich schwieriger. Mit OptimiCapture müssen Sie sich darüber keine Sorgen mehr machen; die Lösung erfordert keine Hardware, um die Sie sich kümmern müssen.

OptimiCapture ist eine vollständig cloudbasierte Lösung, sodass die Installation der gesamten Umgebung nur wenige Minuten dauert. Es spielt keine Rolle, wie groß der Kunde ist, wie viele Benutzer oder Netzwerk- oder lokale Drucker er hat; alles kann in einer Oberfläche eingerichtet und verwaltet werden. Detailliertes Reporting ist Teil der Schnittstelle.

OptimiCapture lässt sich nahtlos in bereits laufende Unternehmenssysteme integrieren. Wir können Benutzer aus Azure AD oder Google Workspace synchronisieren.

Erweitern Sie die Funktionalitäten der MFP-Geräte, die Sie bereits nutzen. OptimiCapture lässt sich in Hunderte von MFP-Modellen integrieren und kann problemlos in nahezu jeder Umgebung implementiert werden. All dies wird vollständig über ein Verwaltungsportal verwaltet.

Unterstützte Geräte

Wir arbeiten mit zahlreichen Marken und deren Partnern zusammen, um die Druckinfrastrukturen unserer Kunden zu übertragen und Kosten zu sparen.

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Wir sind stolz darauf, dass bereits mehrere hundert Unternehmen, Organisationen und Institutionen mit uns zusammenarbeiten, um unser Ziel zu erreichen.

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